コミュニケーション

2015年09月09日

期日の設定が重要です

本日は「期日の設定が重要です」についてです。

 


仕事には期日があります。

仕事の終わりといってもよいでしょう。

それは「いつまでに、何を収めるか」という事です。

期日を管理するのは上司の役目です。

さらに期日を逆算して仕事の行程を管理するのは上司と部下で話あって決めていきましょう。



ここで漠然と日にちだけの期日となると、部下も人によっては「まだあるから大丈夫」「明日頑張ればいいから、今日は少し早めに終わってしまおう」などという事になりがちです。

上司が細かい管理をしないことをいいことに、仕事の前半はなんとなくだらだらして、後半に期日が迫ってあわててしまい、期日直前に回りを巻き込んで何とか形にするということになってしまうのです。

こんなことになってしまうのは前半の期日管理に問題があるからです。

これを防ぐためには日々の期日を設定するのです。

例えば、期日に関して1日の内容、もしくは半日、場合によっては時間単位まで設けるのです。

これは上司自身が行うより部下に期日の案を作成してもらい、上司はそれを検証することをお勧めします。

最初から上司が作成してしまうと、部下は「やらされ感」を強く持ちます。

それよりも、自分で仕事の流れと行程を考えて、それぞれの仕事の目標と期日を作成してもらいましょう。

そうすれば、上司から押し付けられたという思いより、自分が作って実行することとなります。

思い入れも大きくなり、また、自分自身にコミットしやすくなるからです。



このような仕事の習慣を身に着けることにより、期日の大切さを学ぶのと同時に、効率的な仕事の進め方も身につくこととなるのです。

実際に、私の部下で細かい期日管理と仕事の内容の検証を教えたら、今までは「期日前にバタバタしていた社員が、計画的な仕事の進め方を覚えスムーズな仕事をこなすようになった」という事例もあります。

仕事の重要性も理解でき、メリハリのついた仕事をするようになったのです。



このような例もあるので、単に「期日を守る」という事ではなく、「期日を守ることと同時に業務を分解して、それぞれの仕事に期日を設けて、達成すること」を伝えましょう。

 


いつの間にか、部下が仕事をスムーズにこなすようになっていきます。



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utsumisr at 09:25|PermalinkComments(33)

2015年09月03日

任せる仕事の効果測定を行おう

おはようございます。

本日は「任せる仕事の効果測定を行おう」についてです。


部下に仕事を任せるときに、「これやっといて!」と言って、丸投げしてはいけません。

やはり、進行状況を確認したり、問題に当たり立ち止まっていないかを気にかけて上がる必要があります。

丸投げされ、結果だけを求められたら、部下も不安が高まったり、間違った選択をしてしまい、結果、求めていた方向とは違う結果となってしまうかもしれません。



しかし、上司がいつも「どうなっている」「何か問題ないか」と顔を突っ込んできても部下としても鬱陶しく感じてしまいます。

そんな時は一定の期日で効果測定の機会を持ちましょう。

週一回のミーティングの場でもOKですし、部下とのスケジューリングの中での決めていってもよいでしょう。



そして、その場で進捗状況、問題点の洗い出しを行います。

進捗等に遅れがあればその原因の解消や方法を伝え、また、問題点があれば解消方法を伝えたり、上司自身の宿題として持ち帰ることも検討しましょう。



この場面でやってはいけないことは進捗の遅れや問題に直面して前進していない等の場面で感情的になって怒ることです。

「なんで出来ていないんだ」「このぐらいなぜ出来ないんだ」問題の原因をつかむ前に率直な感情をぶつけられても部下は戸惑うし、怖がってしまうかもしれません。

部下を脅すことや萎縮させることは上司の仕事ではありませんし、本来の目的とかけ離れた方向性に向かってしまう事を認識しましょう。

 

サボっていて進捗が遅れているのなら、仕事以前の問題ですが、仕事の中で立戸まっている状況であれば部下はそのことを気にしています。


だから、そこに感情をぶつけても本当にいいことはないのです。

この場面では原因を探り解決策を提示することに注力しましょう。


そして、スケジュールを再び立てて、気持ちよく再スタートさせることが上司の仕事になるのです。

このことを心に留めて部下指導を行いましょう。

 

 

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2015年08月26日

小さなミスこそキチンと叱る


本日は「小さなミスこそキチンと叱る」についてです。



日常的に些細なミスを犯す部下がいます。

「これぐらいは仕方がない」と見逃さず、一つ一つ指摘して、早めに反省を促すことがとても重要なのです。

小さなミスについては上司が「大きな問題ではない」と判断するケースも多いでしょう。

しかし、本人は大きなミスなのか小さなミスなのかわからないで通りすぎてしまいます。

こうなると後からの修正が効きません。



小さなミスの中に大きな過ちが隠れていることがあるのです。

このことは上司が、気がつかなければ部下はわかりません。

だから、日々の仕事を注意深く進める必要があるのです。



ミスの大小は上司の判断でOKです。

しかし、「なぜ小さいのか?」を伝える必要があります。

大きなミスでは、頭ごなしに叱ったりしないことがポイントですが、これは本人が大きなミスを犯した自覚があるからです。



しかし小さなミスとなるとなかなか自覚までには至りません。

そして、上司の注意も「そこそこ」だと忘れがちになるのが通常でしょう。

実際に「この日本語変だよ」というよりも「この書類の日本語の言い回しが間違っているよ。捕らえ方によっては結論が受ける印象が逆になるので、明確な言い回しに変えないと誤解を生むよ」と伝えるのです。

ここまで伝えて初めてミスの指摘と対処についての言及になるのです。


小さなミスに対する自覚が部下に生まれると、修正が早くなります。


そして、自分に対する自覚が生まれるので、業務の範囲も広くなりプロとしての成長も早くなるのです。



上司としては、自分のアドバイスが影響して部下が育つのを目の当たりにするのはとても励みになるでしょう。



そして、上司自身のマネージャーとしての成長にもつながるのです。

小さなミスから大きな自覚が生まれるのです。

このことを上司であるあなたもキモに命じて、部下を叱ることが重要なのです。



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2015年05月25日

ムチャぶりから生まれるものとは?

本日は「ムチャぶりから生まれるものとは?」についてです。



仕事を部下や後輩に降るときに、「スキルがまだ伴っていない」「時間的に厳しい」とわかっているけどお願いすることがありませんか?

私はよくあるのですが・・・。

これを世間一般では「ムチャぶり」と言われます。

また、指示や命令された部下、後輩からも「それってムチャぶりですよ」と言われることがあります。

しかし、ムチャぶりには「秘めた力」があるのです!

例えば、仕事をお願いする上司等からでは「今までの見ていて、この仕事はレベルが高いけど、きっとやり遂げられるだろう」と思ってお願いする場合です。

この場合、受ける側の今までの実績が評価され、仕事を出した側の期待も伝わってきます。

そして、何より「信頼関係」の上で成り立っていると考えらえます。

また、仕事を出す側が「今まで以上のスキルを、この案件から習得してほしい」と言う教育的な意味合いも含まれているでしょう。


受ける側も、単に「厳しい案件を押し付けて・・・」と感じるのではなく、裏の意味を受け止める必要があるでしょう。

業務が「面倒だ」と感じてしまえば、ムチャぶりは苦痛となってしまいますが、見方を変えれば、信頼関係の上に成り立った「愛のむち」なのかもしれませんね。


また、「ムチャ」と考えるのは上司、部下、どちらか、なのでしょうが、これは、ムチャと考えた人の「単なる主観」かもしれませんね。


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2015年04月08日

仕事を自分の事にするための第一歩とは?

おはようございます

今日は真冬に戻ったみたいですね

先ほど、都内に雪がまっていました


本日は「仕事を自分の事にするための第一歩とは?」についてです。


 

以前のブログに「仕事を自分の事としたら、心の底から楽しめる」ということを書きましたが、仕事は「会社のため」と考えたら、つまらないものとなってしまうでしょう。


私たち人間はいつになっても「成長したい」という欲求があります。


それは、いくつになっても変わらないでしょう。


しかし、「仕事だから・・・」となって、自分の事ではないとの意識となると単に「こなす」だけとなってしまい、「お金のために働いている」という感覚に陥ってしまいます。


こうなると、この仕事からの気づきは与えられず、単なる労務の提供と対価の交換という図式になってしまうでしょう。



しかし、「自分の事」とまではいかないけれども興味というアンテナを立てないと仕事をする時間は作業時間となってしまいます。


興味というのは人それぞれですが、何ならかのきっかけがあるはずです。


会社や上司はそんな「きっかけがみつかる環境」を作ることが必要です。


「きっかけがみつかる環境とは?」と考えてしまいそうですが、答えは簡単で、会社全体で仕事中の雰囲気が良いこと、笑いが絶えない事、上司が楽しんで仕事をしていることが大切なのです。


「何を甘いことを・・・」、「話してばかりじゃ仕事にならない・・・」と感じられる方もいらっしゃるかもしれませんが、会社等で「コミュニケーションの欠如」が重大な問題となっている事をご存知でしょうか?


働き方についても同じことではないでしょうか。


上司、先輩が「何をみて」「何を感じて」仕事をしているのかを知ることはとても重要です。


最近では、1日中、PCの画面とニラメッコが日課となっている人もたくさんいますが、WEBの中での「気づき」より、身近な人からの情報のほうが「発展性が高い」と感じることが多いです。


なぜかというと、「もっと知りたい」となった時に情報発信している人が「隣にいる」場合、気軽にいろいろな事を聞けるからです。


そして、気づきとともに、興味の扉が開かれるからなのです。


日々のコミュニケーションの中に「きっかけ」が紛れていることもあります。


気軽なところから「きっかけ」を見つけてみてはいかがでしょうか。




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2015年03月13日

部下指導は自分のため

おはようございます

今日は晴天ですが、花粉がすごいですね

週末なので、頑張っていきましょう!!


本日は「部下指導は自分のため」についてです。

 

 

人間は誰でも他人の短所が気になります。部下ならなおさらです。

 

しかし、短所ばかりを指摘された部下は、「自分は上司に嫌われている」「何で私ばかりが言われるのか」と、反発するでしょう。

 

これでは、「部下のために」と思った行動が裏目に出てしまいます。

 

こうならないためには、短所と合わせて、必ず長所も指摘することです。

 

そうすれば部下は、「自分のことをきちんと見ていてくれる」と感じます。

 

そして、短所の指摘についても、素直に受け止められるようになります。

 

 

このときに気をつけたいのが話す順番です。

 

先に短所を指摘し、後で長所をほめます。

 

「お願いした資料だけど、相変わらず誤字脱字が多いね。仕上げたら何度も読み直すこと。あなたは、周りに気配りができる人だといつも感心しているんだ。仕事にだって細かい気配りができるはずだよ。もう一度しっかり見直してくださいね」

 

このように、最後に長所を付け加えると、後味の悪さが残らず、部下は気分良く仕事を続けることができるでしょう。

 

 

部下の行動は、上司の指導法を映し出す鏡のようなものです。

 

他のセクションの同僚から「部下の○○君、最近キミに似てきたね」と言われた経験はありませんか。

 

上司であるあなたが、丁寧な接客をすれば部下もそれを見習い、強引な営業を繰り返していれば、強引な仕事をする部下が育ちます。

 

 

言い換えれば、部下の動きを見ることで、上司である自分の行動を客観的に見ることができるということです。

 

部下の行動から、自分の良い点、悪い点を反省し、改善することで上司も成長することができます。

 

これに気がつくと、日常の部下を見る目も変わってくるはずです。

 

初めて上司の立場になれば、悩みや戸惑いがあるでしょう。

 

自分の仕事に忙殺され、部下をじっくり指導する余裕がない。

 

できる上司だと思われたくて、背伸びをしてしまう。

 

そんな上司に一言アドバイスさせてください。

 

 

「まだ自分は一人前の上司ではないけれど、みんなと一緒に頑張っていきたい」「私に足りないことがあったら、どんどん言ってください」と謙虚に語ることで、部下との距離はグッと縮まります。

 

そうすれば、部下は喜んで上司を助けようとするし、自分の考えを積極的に出すようにもなるはずです。

 

私も上司歴は長くなりましたが、部下から学ぶことは実にたくさんあります。

 

世代の違う若い人たちの考え方を学び、異なる価値観を知ることもできます。

 

また、良かれと思った部下指導が効果を発揮せず、自分の至らなさを思い知ることもあります。

 

このような失敗を経験し、反省することで上司として成長することができるのです。

 

部下育ては上司の役割ですが、ともに成長するということでは、上司と部下は平等な機会を持っているのです。

 

「部下指導は自分のため」と思うことが大切です。

 

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2015年03月01日

言葉は簡潔に短く

こんばんは

今日はあいにくの雨ですね


本日は「言葉は簡潔に短く」

 についてです。

 

私が社内のコミュニケーションで気を付けていることがあります。

それは「言葉は簡潔に短く」して伝えることです。

これは、社内社外に限ったことではないのですが、まずは社内から習慣づけることを意識します。



言葉を短く伝えるということは、伝える側が伝えたいことを明確に理解し、整理できているか否かにかかっています。

こんなことは当たり前と思われるかもしれませんが、実際にできているかどうかみてみると、厳しい結果になるケースが多いのです。


そして「言語明瞭、意味不明」ではコミュニケーションになりません。

短い言葉で簡潔にわかりやすく伝えることがベターですが、専門用語を使いすぎて結局は何を伝えたいのかが分からなくなってしまう事がよくあるのです。

この部分は専門職の方、技術職の方でよく陥るポイントです。

仮に社内で通じても、社外では厳しい場面があるので広い意識で臨みましょう。



また、上司、部下のコミュニケーションにおいては、忙しい社内でのお互いの貴重な時間を使います。

そこで、だらだらと説明して時間をかけていたらお互いに不幸です。特にいろいろな決裁、決定、判断を短い時間で行わなければならない上席者に対しては、その影響が大きくあらわれます。



私たちは専門的な事柄を扱う事が多いです。そこには法律用語、行政で使われている言葉など、一般の人が少し聞いても、すぐにわかることが難しいものも多数含まれています。

そこで比喩を用いて相手に理解してもらう事を考えております。



しかし、何かにたとえたり、言い換えたりすることはすぐにはできません。

できるようになるには訓練しかないのです。それも多くの場があれば、どんどんと鍛えられてきます。

その場を提供するのが社内のコミュニケーションなのです。

いきなりできる社員や部下はいませんが、日常の中で少し「簡潔に、短く伝える」という事を意識させ、日ごろから使う場面を提供できれば、社員や部下はだんだんと身についてくるのです。

そして、知らぬ間にできるようになっていくのです。



社内で、なんとなく話をしているのではなく、伝える意識を持ってコミュニケーションをとれば、社員や部下の力の底上げにもなっていくのです。

ちょっとの努力や意識で積み重ねていけば大きな力となってあらわれてくることは間違いありません。



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2015年02月16日

時代とともに上司部下のコミュニケーションが変化している

おはようございます

まだまだ寒い日が続きますが、日中、陽があると春を感じることが多くなりました

でも、花粉の季節でもありますね!


本日は「時代とともに上司部下のコミュニケーションが変化している」についてです。


かつて、日本企業の上司と部下の関係は、

「上司には絶対服従」

「上司は親身になって部下の面倒を見る」

「業務後の飲み会で密接な関係をつくる」

というような、濃い人間関係をベースに成り立っていました。



 

しかしこの関係は、時代の流れとともに変わっていきます。

 

成果主義の導入や景気の悪化に伴って、自らも現場の仕事をこなさざるを得ないプレーイングマネジャーが増加したのです。

 

優秀な営業マンがにわかマネジャーになるケースもありました。

 

常に数字を追いかけ、自分も成績を上げなければならないプレーイングマネジャーには、部下の面倒を見るゆとりがありません。

 

時には部下がライバルになることもあり、上司の悩みを深くしています。

 

 

コミュニケーションギャップも、上司と部下の関係を難しくしています。

 

大企業には曲がりなりにもピラミッド型の階層組織が存在し、さまざまな年齢の社員が層を成しています。

 

しかし規模の小さい企業では、五〇代のベテラン管理職のすぐ下に二〇〜三〇代の若手社員がいる、というケースも珍しくありません。

 

ゆとり世代やITの申し子のような若手と、ベテラン上司とでは、価値観も仕事のスタイルも違います。


この世代間ギャップが組織内のコミュニケーションギャップを生んでいます。


コミュニケーションの取り方が変わっても、「伝えること」「伝えなくてはならないこと」は変わりません。

この部分を押さえることが重要なポイントとなります。


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2015年01月16日

部下は「分かってくれている」は幻想です

おはようございます!

今日は良いお天気ですね

気温も昨日よりやや高めです!!


本日は「部下は「分かってくれている」は幻想です」についてです。

 

部下に「これ明日までにやっておいてね」と仕事を依頼したところ、翌日に提出された内容はとてもお客さまに渡せるものではなかった…。こんな経験をした人はたくさんいるのでは? 


なぜこんなことが起こるのかよく考えてみたところ、「これぐらいは分かってくれていると思っていたのに…」「こんなこと、あうんの呼吸で理解してくれていると思った…」ということだったのではないでしょうか。

つまり、依頼するときに、ちょっとしたコミュニケーションを怠っていたことが原因となっています。


まず、仕事を部下に依頼するときに説明があやふや、もしくはざっと表面しかなぞっていないことが考えられます。


しかし、現場でお客さまと会話をすると「部下にそこまで話をしないと伝わらないものかな?」「そんなことまで話していたら日が暮れてしまう」などと話す人がほとんどです。



そして、あやふやな理解で業務が進んでしまったら、クオリティーの低いものができ、最初からやり直しとなって、多くの時間のむだが発生してしまいます。



要は、部下にもう一度仕事についての説明をして、どんなものが求められているのかを理解させ、作業の時間をあらためて設けることになり、このことを考えたら、最初に丁寧に説明して理解させたほうが、はるかにむだが少ないはずでしょう。



昔なら「あうん」の呼吸で仕事をするのが良いことと考えられていました。

しかし、現在はそんなことでは業務が進みません。

「あうんの呼吸」がいけないということではないが、今は仕事も複雑になり、求められるものがとてもニッチで詳細なものとなっています。

仕事の目的、内容、注意するポイント、納期などを明確にするほうが「あなたの思い」が伝わるのです。



「これぐらいは分かっているだろう」は上司であるあなたの思い過ごしなのだ。

そして、「説明する手間」を省略して、楽をしているということでもあるのである。

これからは、思い過ごしをいかになくして部下と接するか、が大切である。

 


細かく説明して確実に仕事をこなしましょう。




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2015年01月07日

褒めるべきときに褒め、叱るべきときに叱る

新年1回目の更新となりました

本年もよろしくお願いします!!

東京は少し雲が多い日となりそうです。


本日は「褒めるべきときに褒め、叱るべきときに叱る」についてです。

社員教育は、社会人としての常識やビジネスマナーを身につけるための教育です。

しかし、きれいごとでは始まりません。「褒めるときは褒める」「叱るときは叱る」このことをきちんと守ると、社員に何をすればよいのか、何をしてはいけないのかを伝えることができます。

私は部下が目標を達成したときはみんなの前で褒め称えます。

特に新人の初受注や移動してはじめての受注などは、なるべく大きな声で多くの社員の前でその達成を褒め称えます。

しかし、叱るケースはいろいろ考えないといけません。

見せしめのために人前で叱ることも必要です。

ただ、本人にとっては「人格が傷つけられた」と感じるかもしれません。

このようなトラブルを防ぐためにも、また、本人の名誉を守るためにも叱る場合は、個別に人目のつかないところで注意するのが良いでしょう。

また、ミスや事故に対する注意等であれば、感情が先走ることが良くあります。

そのようなときは、必ず一呼吸置きましょう。感情で叱っても建設的なものは生まれません。

叱るケースは、多くの場合、本人が叱られる理由がわかっているか、わかっていないのかによって対応が変わります。

例えば、「言い訳をする」「仕事をサボる」「仕事をごまかす」などの場合は、簡単です。問題部分についてずばり指摘をし、そのことについて叱ればいいのです。

本人も叱られる理由は承知しているはずですし、自覚もあります。

どうすればいいのかも本人の意識の中には芽生えているはずです。


しかし、叱る理由を理解できない人に関してはなかなか厄介です。

この場合は、業績が悪かったり、なんとなく仕事に注力できない場合といったようなことです。

本人の自覚が無いところで叱られるので、ピンと来るはずがありません。

このような場合はどのような対応をしたらいいのでしょうか。

良くない原因となっている理由が明確でない場合は、その理由をはっきりさせないといけません。

しかし、漠然と良くない状況なのでその理由を把握できないと思っています。

そんなときは、反省文の提出を薦めます。文章にすることにより思考を助けます。

また、ぼんやりした問題点が明確になってきます。

さらに、文章を読み返すことにより、認識も深まってきます。


もし、反省文を書かせても、効果が無い場合は、本人の意識が低いということも考えられます。

そのようなときは、本人の働くマインドに訴えかけないと効果はみられないでしょう。



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