2015年09月09日
期日の設定が重要です
仕事には期日があります。
仕事の終わりといってもよいでしょう。
それは「いつまでに、何を収めるか」という事です。
期日を管理するのは上司の役目です。
さらに期日を逆算して仕事の行程を管理するのは上司と部下で話あって決めていきましょう。
ここで漠然と日にちだけの期日となると、部下も人によっては「まだあるから大丈夫」「明日頑張ればいいから、今日は少し早めに終わってしまおう」などという事になりがちです。
上司が細かい管理をしないことをいいことに、仕事の前半はなんとなくだらだらして、後半に期日が迫ってあわててしまい、期日直前に回りを巻き込んで何とか形にするということになってしまうのです。
こんなことになってしまうのは前半の期日管理に問題があるからです。
これを防ぐためには日々の期日を設定するのです。
例えば、期日に関して１日の内容、もしくは半日、場合によっては時間単位まで設けるのです。
これは上司自身が行うより部下に期日の案を作成してもらい、上司はそれを検証することをお勧めします。
最初から上司が作成してしまうと、部下は「やらされ感」を強く持ちます。
それよりも、自分で仕事の流れと行程を考えて、それぞれの仕事の目標と期日を作成してもらいましょう。
そうすれば、上司から押し付けられたという思いより、自分が作って実行することとなります。
思い入れも大きくなり、また、自分自身にコミットしやすくなるからです。
このような仕事の習慣を身に着けることにより、期日の大切さを学ぶのと同時に、効率的な仕事の進め方も身につくこととなるのです。
実際に、私の部下で細かい期日管理と仕事の内容の検証を教えたら、今までは「期日前にバタバタしていた社員が、計画的な仕事の進め方を覚えスムーズな仕事をこなすようになった」という事例もあります。
仕事の重要性も理解でき、メリハリのついた仕事をするようになったのです。
このような例もあるので、単に「期日を守る」という事ではなく、「期日を守ることと同時に業務を分解して、それぞれの仕事に期日を設けて、達成すること」を伝えましょう。
いつの間にか、部下が仕事をスムーズにこなすようになっていきます。
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