2014年07月30日

伝える内容をA4一枚で伝えるには・・・

おはようございます

今日は夏晴れ

週末の暑さよりすごしやすいでしょうか?


本日は「伝える内容をA4一枚で伝えるには・・・」についてです。


 

私が勤めていた会社の時のことですが、銀行出身の役員から「役員会の資料は、どんなに複雑な案件でもA4一枚にまとめること」と言われたことがありました。



当時は「複雑な案件だからこそ資料がいろいろあって、詳細を伝えるには細かいところまで記述することが必要ではないか?」とも考えたのですが、役員は「即決」しないといけないので、「やむを得ない」として従っていました。


しかし、これは大きな間違いで、案件などを決定する側に回ると、担当者が案件を「完全に自分のものにしていないで、事実を羅列すること」が多いことに気が付いたのです。


そして、「話をまとめて伝えてほしい」としても、どのようにしてまとめるのかは個人差があり過ぎ、結局は自分で案件を紐解くことも多かったのです。


そんな時、「A4一枚にまとめること」を思い出したのです。


当時の書式は、稟議書の形式であったのですが、記載はフリーでした。


その後、主題、問題点と区切られて、5WHの形式をベースに作り変えられたら、作成する側もわかりやすくなったと記憶しています。



現在もこれを取り入れてスタッフに使ってもらえれば、「お互いに楽になるのかな」と考えております。


皆さんもポイントを伝え、形式を工夫すれば、コミュニケーションが潤滑になり、質が高まると考えられますので、試してみてくださいね。



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utsumisr at 10:13│Comments(0)TrackBack(0)その他 

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