2007年10月28日
メールの活用について
おはよいうございます
今日は台風一過ですね
気温も高くなりそうです。
今日はメールの活用についてです。
メールの活用を行い、部下から上司、上司から部下への報告等を実行しましょう。
これは「すべてメールで行え」といっているわけではありません。
案件の内容やタイミングでは直接に報告したり、指示を仰いだ方が効果的であるケースも多いでしょう。
しかし、メールを使用することによって、聞き取りミスや勘違いが減るのも事実です。
また、CC（カーボンコピー）の機能を活用し、関連部署や関係者に一括して報告できることは、大きなメリットです。
場合によっては、いちいち口頭で報告するよりも時間の短縮になると考えられます。
そして、下からの報告、上からの報告、関係者への連絡など流れを決めて、情報の共有という仕組みを作れば、組織としての底上げが図れます。具体的には、情報を共有することにより突発的な対処等が直接の担当者でなくても出来るようになれば、お客様の信頼度も高まります。また、大型案件で複数部署が絡んでいるときなどもメールでの報告で他部署の進捗がわかるということになります。
いずれにせよ、下からの流れや上からの流れ、横への流れを仕組みにすることによりスムーズなコミュニケーションが図れ、情報の共有化が強化されます。
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