2015年09月

2015年09月09日

期日の設定が重要です

本日は「期日の設定が重要です」についてです。

 


仕事には期日があります。

仕事の終わりといってもよいでしょう。

それは「いつまでに、何を収めるか」という事です。

期日を管理するのは上司の役目です。

さらに期日を逆算して仕事の行程を管理するのは上司と部下で話あって決めていきましょう。



ここで漠然と日にちだけの期日となると、部下も人によっては「まだあるから大丈夫」「明日頑張ればいいから、今日は少し早めに終わってしまおう」などという事になりがちです。

上司が細かい管理をしないことをいいことに、仕事の前半はなんとなくだらだらして、後半に期日が迫ってあわててしまい、期日直前に回りを巻き込んで何とか形にするということになってしまうのです。

こんなことになってしまうのは前半の期日管理に問題があるからです。

これを防ぐためには日々の期日を設定するのです。

例えば、期日に関して1日の内容、もしくは半日、場合によっては時間単位まで設けるのです。

これは上司自身が行うより部下に期日の案を作成してもらい、上司はそれを検証することをお勧めします。

最初から上司が作成してしまうと、部下は「やらされ感」を強く持ちます。

それよりも、自分で仕事の流れと行程を考えて、それぞれの仕事の目標と期日を作成してもらいましょう。

そうすれば、上司から押し付けられたという思いより、自分が作って実行することとなります。

思い入れも大きくなり、また、自分自身にコミットしやすくなるからです。



このような仕事の習慣を身に着けることにより、期日の大切さを学ぶのと同時に、効率的な仕事の進め方も身につくこととなるのです。

実際に、私の部下で細かい期日管理と仕事の内容の検証を教えたら、今までは「期日前にバタバタしていた社員が、計画的な仕事の進め方を覚えスムーズな仕事をこなすようになった」という事例もあります。

仕事の重要性も理解でき、メリハリのついた仕事をするようになったのです。



このような例もあるので、単に「期日を守る」という事ではなく、「期日を守ることと同時に業務を分解して、それぞれの仕事に期日を設けて、達成すること」を伝えましょう。

 


いつの間にか、部下が仕事をスムーズにこなすようになっていきます。



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2015年09月03日

任せる仕事の効果測定を行おう

おはようございます。

本日は「任せる仕事の効果測定を行おう」についてです。


部下に仕事を任せるときに、「これやっといて!」と言って、丸投げしてはいけません。

やはり、進行状況を確認したり、問題に当たり立ち止まっていないかを気にかけて上がる必要があります。

丸投げされ、結果だけを求められたら、部下も不安が高まったり、間違った選択をしてしまい、結果、求めていた方向とは違う結果となってしまうかもしれません。



しかし、上司がいつも「どうなっている」「何か問題ないか」と顔を突っ込んできても部下としても鬱陶しく感じてしまいます。

そんな時は一定の期日で効果測定の機会を持ちましょう。

週一回のミーティングの場でもOKですし、部下とのスケジューリングの中での決めていってもよいでしょう。



そして、その場で進捗状況、問題点の洗い出しを行います。

進捗等に遅れがあればその原因の解消や方法を伝え、また、問題点があれば解消方法を伝えたり、上司自身の宿題として持ち帰ることも検討しましょう。



この場面でやってはいけないことは進捗の遅れや問題に直面して前進していない等の場面で感情的になって怒ることです。

「なんで出来ていないんだ」「このぐらいなぜ出来ないんだ」問題の原因をつかむ前に率直な感情をぶつけられても部下は戸惑うし、怖がってしまうかもしれません。

部下を脅すことや萎縮させることは上司の仕事ではありませんし、本来の目的とかけ離れた方向性に向かってしまう事を認識しましょう。

 

サボっていて進捗が遅れているのなら、仕事以前の問題ですが、仕事の中で立戸まっている状況であれば部下はそのことを気にしています。


だから、そこに感情をぶつけても本当にいいことはないのです。

この場面では原因を探り解決策を提示することに注力しましょう。


そして、スケジュールを再び立てて、気持ちよく再スタートさせることが上司の仕事になるのです。

このことを心に留めて部下指導を行いましょう。

 

 

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