2014年07月

2014年07月30日

伝える内容をA4一枚で伝えるには・・・

おはようございます

今日は夏晴れ

週末の暑さよりすごしやすいでしょうか?


本日は「伝える内容をA4一枚で伝えるには・・・」についてです。


 

私が勤めていた会社の時のことですが、銀行出身の役員から「役員会の資料は、どんなに複雑な案件でもA4一枚にまとめること」と言われたことがありました。



当時は「複雑な案件だからこそ資料がいろいろあって、詳細を伝えるには細かいところまで記述することが必要ではないか?」とも考えたのですが、役員は「即決」しないといけないので、「やむを得ない」として従っていました。


しかし、これは大きな間違いで、案件などを決定する側に回ると、担当者が案件を「完全に自分のものにしていないで、事実を羅列すること」が多いことに気が付いたのです。


そして、「話をまとめて伝えてほしい」としても、どのようにしてまとめるのかは個人差があり過ぎ、結局は自分で案件を紐解くことも多かったのです。


そんな時、「A4一枚にまとめること」を思い出したのです。


当時の書式は、稟議書の形式であったのですが、記載はフリーでした。


その後、主題、問題点と区切られて、5WHの形式をベースに作り変えられたら、作成する側もわかりやすくなったと記憶しています。



現在もこれを取り入れてスタッフに使ってもらえれば、「お互いに楽になるのかな」と考えております。


皆さんもポイントを伝え、形式を工夫すれば、コミュニケーションが潤滑になり、質が高まると考えられますので、試してみてくださいね。



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2014年07月23日

すぐにできる仕事は即、処理する!

おはようございます

昨日、東京も梅雨明けして、本格天気な夏がやってきました

熱中症が心配ですが・・・


本日は「すぐにできる仕事は即、処理する!」についてです。


 

入社したての新入社員、経験の浅いビジネスパーソン、営業のアシスタント職などのみなさんは、仕事を振られる立場にいます


「今忙しいのに、上司から面倒な仕事を頼まれた・・・」と嘆く前に、すぐできるものは即、処理いたしましょう。


すぐできるものを「即、処理する」となると、上司からの信頼感もできてきます。


そして、「難しい案件なら仕方がない」という印象も持たれるようになるでしょう。


しかし、簡単なことも抱え込んでしまうと「何をやっているのか?」という評判や印象がついてしまいます。


本来は優先順位を考えてこなすことが重要なのでしょうが、それもわからなければ、「出来ることを即、処理する」ことに心がけましょう。


但し、期日を常に確認する癖をつけましょう。


これはビジネスマナーのいろはですから。


 

さらに、仕事を自分のリズムでこなしていると、他からも認められることが多くなるでしょう。


一番やってはいけないことは「自分の感覚で仕事の順位を決めてしまうこと」です。


これだと、上司などは「すぐできるのに、なぜやらない・・・」という印象を持ち、信頼関係が気づけなくなってしまいます。


 

そして、社内に限らず、取引先などの状況としても同じでしょう。


クライアント、取引先、外注先などについても、即処理できることは「すぐにやる」ことが大切です。

 


仕事のできる人は「時間を大切」にしていますし、相手へのレスポンスも早いですね。



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2014年07月18日

「意識を変えろ」と言って変えられた人がいますか?

おはようございます

まだまだ梅雨のお天気です

東京はどんよりしています。


本日は「「意識を変えろ」と言って変えられた人がいますか?」についてです。


 

昇格して管理職になった。


新入社員が入社してマネージャーになった


はじめての部下を持った



このように立場が変わったので、心持を変えないと仕事にならないことがあります。


特に新しくマネージャー等になった人たちは、「今まではプレーヤーだったのでしょうが、これからメンバーの教育、管理が重要な仕事である」と伝えても「何を変えればよいか分からない」となってしまうことが多いです。


確かに、「意識を変えろ」と言っただけでは「どうしたらよいかわからない」ですし、意識の重要性を理解できない場合もあります。


物事の視野を変えることは、自発的に変わっていくのが一般的ですが、受け身となってしまっては、自分を変えること(意識を変えること)は難しいです。


しかし、そんな中でも「具体的な行動を変える」ことをおすすめします。


行動を変えることは「誰にでもわかる」ことなので、実行しやすいです。




私は「朝に大きな声で挨拶をしたほうが良い」とサラリーマン時代に言われたことがあります。


この時はちょうど初めての部下を持った時でした。


そして「なんて時代遅れなんだ」と感じたのですが、しばらくして上司が「リーダーとして見本を見せることはもちろんのこと、朝に大きな声を出すと血流が活発となり、頭の回転が良くなる」と教えてくれたのです。



こうなると、単純な?私は毎朝大きな声を出してことを覚えており、結果的に部下への見本となったということがありました。


このことからも、「とりあえず行動してみて、その後に意識が勝手についてくる」ということが良くあるのです。



「意識を変えろ」といっただけでは何も変わりませんが、それを変えるのは「行動」することです。



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2014年07月07日

働きたいと思わせる組織とは?

おはようございます

今日は七夕ですね

お天気は梅雨空ですが・・・


本日は「働きたいと思わせる組織とは?」についてです。


 

みんなが一所懸命に働いて、好業績を維持し、さらに将来に発展していく・・・。


こんな夢のような組織がありますか?


もちろん、働くことの動機や意義はいとそれぞれ違うかもしれませんが、みんな一所懸命で好業績で将来性も明るい組織であれば、誰もがその一員となりたいと考えるでしょう。


この中で一番大切なのは、「将来性」と考えるのは私だけでしょうか?


将来性が明るい組織、未来がある会社であれば、自ずと発展します。


先に「発展という安心」があれば、今が仮に苦しくても「間に進むこと」は苦ではないでしょう。



しかし、これとは逆で、今が良ければ「先はどうなってもよい」では、瞬間的な収入は多くても「不安が先立って」しまうのではないでしょうか?


今の状況も確かに重要です。


それよりも、将来性があって、それを単なる「夢」としてではなく、実現可能な未来として先に進むことが、「働きたい組織」と思います。


そのためには、組織の将来像を語れるリーダーにならなければなりません。


さらに理想の将来像から逆算して、今、必要なものを洗い出して、不足している経営資源の強化をすることで、目指す将来が「より」近づいてくるではないでしょうか。



具体的には、経営分析と目標の間を分析し、具体的な行動につなげることが大切です。



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2014年07月03日

ビジネスではスピードが大事です

おはようございます

今日は雲が多い一日となりそうですね

まだまだ梅雨なので、折り畳み傘は必須です


本日は「ビジネスではスピードが大事です」についてです。


 

仕事を始める場合、どのぐらいのクオリティーでいつまでに仕上げるのかを明確にしてから取り組むことが重要です。


ただ、クオリティーと時間(スピード)はトレードオフの関係とも言えます。



時間をかければ、高品質のものができる・・・?


早ければ、それなりの品質かも・・・?



しかし、これは学校の「作品提出」では言えるのかもしれませんが、ビジネスでは異なると考えられます。


まずは「どのぐらいのクオリティーが求められえているのか?」をフィックスしましょう。



そして、「いつまでが期限なのか?」を意識しましょう。


特に「期限の設定」は重要です。


これは、仕事としての期限ではなく「自分自身で決めた期限」ということです。


クオリティーに対して、不安があるのであれば、自分自身でできる期限を定め、先輩等に助言をもらってブラッシュアップできる時間をさらに計算しておくのです。


そして、本当の期限までにベストの仕上がりで納品するということを逆算して決めることなのです。


また、前倒しで業務に取り組むことで、自分自身にも余裕が生まれてくるのです。



しかし、「期限がまだ先だから・・・」と言って、横においてしまったら、先に何が入ってくるかわからないので、「まだ先だから」が「時間がない・・・」という状況になってしまうこともよくあるでしょう。


こんなことになってしまったら信頼も崩れてしまいます。


こうならないためにも、まず最初に「仕事のスピード」を意識することの重要性をよく考えましょう。




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