2013年02月

2013年02月17日

新人は電話を取らない?

おはようございます

今日も寒い一日になりそうですね

風邪には気をつけましょう。

 

本日は「新人は電話をとらない?」についてです。

新人、特に新入社員は会社の電話が苦手です。

率先して電話をとりたがりません。

理由は1つです。

「怖いから」

誰か、分からない人からかかってくる電話で、失敗したくないのです。

そして、恥をかきたくないのです。

自分の携帯電話は誰からかかってくるのかは分かりますし、同世代の人たちばかりです。

しかし、会社の電話は違います。

この考えではいけません。

上司は電話から学ぶことを伝えましょう。

それは

〇 会社の仕組みを覚えること

〇 取引先を知ること

〇 マナーを学ぶこと

です。

この目的をきちんと伝えないと、何時までたっても同じこととなります。

ここがポイントです。

 

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2013年02月16日

安全配慮義務について

おはようございます

今日は晴れの予報です

寒さは厳しそうですが・・・。

 

本日は「安全配慮義務について」です。

安全配慮義務と書くと、労働安全衛生法と関係があるのではと考えてしまうのは専門家の悲しい性でしょうか?

何も法定に云々ではなく、これは会社にとって、家庭にとって、社会にとって当たり前のことでしょう!

安心して働ける会社、ゆっくり出来る家庭、安心して暮らせる街など、私達は知らない間に「安全の中」にいます。

しかし、何か事件、事故等が発生するとこれが一変します。

今までの「安全」を再認識するでしょう。

当たり前なのですが、安全は重要です。

特に会社では社員が安心して仕事に集中できる環境を作ることが大切です。

決して長時間働くこと、コストカットで窮屈な環境で働くことではありません。

しかし、時々暴走する経営で、このようなことが発生しています。

私は安心して業務に「集中」出来る環境が重要と考えています。

重要なのは集中できる環境だと考えています。

そうしないと「効率化」や「効果的な業務」は二の次になってしまうからです。

 

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2013年02月15日

上司、部下の機能を明確に

おはようございます

今日は昼から雪の予報です

でも、大雪にならないようですね。

 

本日は「上司、部下の機能を明確に」についてです。

ある外資系企業とお仕事をさせていただいているときでした。

 

北米に本部がある会社で日本では日本法人として活動をされている大きな会社でした。

 

そこの組織はマトリックス組織で部下1人に2人のボスがいる状況でした。

 

 

具体的な業務は日本の人事部のマネージャーとその部下の人達でプロジェクトは進みました。

 

順調に進んでいた案件でしたが、予算の問題で壁にあたり進捗がストップしてしまったのです。

 

現場の担当者と私はこのままでは期日が厳しくなる一方なので「社長に決断を迫ってください」と話しました。

 

すると、人事のマネージャーは「この問題は日本の社長ではありません。彼は営業のマネージャーなので、私が本国の人事マネージャーに確認します。」とお話されました。



つまり、国内のマネージャーはそれぞれの部門のトップで、社長は立場上名義をつけただけとのことでした。そして、日本の人事マネージャーの上司は本国の人事のマネージャーで、社長は国内で決めなければならない独自の事柄の時のみ上司に当たるということだったのです。



とても合理的な考え方と私は関心してしまいました。

 

それと同時に全世界的に展開している企業だからこそなせる業なのかもしれないと考えてしまいました。



しかし、業務に対する機能を人とリンクすることはとても優れていることです。

 

この会社の事例から学ぶことは役割と業務のリンクが明確にできていることです。

 

これは会社の規模に関らず、特に上司、部下の間で実施しなければいけないことなので、上司の機能、部下の機能を明確にする必要があります。

 

特にプロジェクト案件等では機能と役割を定義付けることがとても重要になってきます。

 

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2013年02月14日

数字や結果よりも部下の行動に注目しよう

おはようございます

今日の都心は雲が多いです

気温も低めでしょうか。

 

本日は「数字や結果よりも部下の行動に注目しよう」についてです。

人は誰かに認められたいという欲求があります。

 

小さい子供でも、歳を重ねた大人でも同じです。

 

だから、叱るだけでは人は成長しないのです。

 

ほめることが必要となるのです。


 

ただ、そのほめられ方にも内容があります。

 

私のクライアント先のある部長は部下にとても人気のある人です。

 

そして、部下の方からその理由を伺うと同じような言葉が返ってきました。

 

「部長は、部下をその気にさせるのです。そして、のせられちゃうんですよ!」


せっかく理由を聞いても、具体的にその意味は分かりませんでした。

 

 

しばらくその会社を訪問していると、確かにその部署の部下の様子は生き生きしているし、業績も好調のようです。

 

 

ここは、部長に直接聞いたほうが早いと思い、少し時間を取ってもらいました。



すると、部長は


「すこしほめ方を意識しているだけです。」
とお答えかなりました。



それは、

 

「先月の営業数字は前月から大幅にアップしているね。他の部員は苦戦しているね。お疲れ様」というよりも、

 

「先月の数字は大幅アップだね。君は普段からこつこつと努力しているから、それが結果になって表れたのだよ。これからも頑張ってください」

 

と言うように心掛けています。

 

 

つまり、社員をほめるとき「結果」に対してほめるだけではなく、社員の努力や達成したプロセスにも意識をフォーカスして、そのことについて賛辞を述べているのです。

 

 

これは、結果に対しての言葉より、社員一人にフォーカスされているので、言われた本人は「部長は、普段の努力を見ていてくれた。」「多くの部員がいる中で、私の努力を見ていてくれた。」ということになり、部下が「勝手に」やる気を出しているとの事です。

 

 

 

部長は、ほめるときに「ちょっと意識をしている」と話されていましたが、部下、一人ひとりをよく見ていないとすぐに言葉に表れないでしょう。

 

その秘密も尋ねてみたら「部長は「普段の行動だけ見ているだけです。ただ、印象が変わったり、行動が変化したと思うときは、その時は、きっと何か前とは違うことをしているのではないかなと考えるようにしています。」

 

この答えが全てでしょう。

 

 

 

 

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2013年02月13日

部下に仕事の全容を伝えよう

おはようございます

今日は雪の予報でしたが、今は晴れてきました

都心は特に混乱もなく電車も普通に動いていました!!

 

本日は「部下に仕事の全容を伝えよう」についてです。

「部下からの報告がない」

 

「勝手に仕事を進めている」

 

「結果しかわからない」

 

社長や上司の皆さんからこのようなお話を伺うことが多いです。

 

確かに報連相(報告、連絡、相談)が疎かになっているケースは良くあります。

 

 

「強く言っても、その後しばらくするとまた同じ様になってしまう・・・」


「何か良い方法は無いでしょうか?」

 

こんな話をされています。 

 

 

そして、私に解決策を求められるケースが大変多いのです。

 

このお話を伺っていると社長や上司の方も社員や部下に対して業務の進捗を伝えていないケースが多いです。

 

つまり、社長や上司が実行しないものを社員や部下も実行しないということです。

単に「報告しろ、連絡しろ、相談は無いか」と声をかけても上が「いい加減な様子だから、これぐらいはいいだろう・・・」となってしまうのです。

 

これではいけません。

 

 

そこで社員や部下にこまめに仕事の進捗を伝えましょう。

 

部下はその仕事に一部を任されていることがほとんどです。

 

仕事の完成した姿や会社の全体像を想像することはできないでしょう。

 

これを共有することにより、社員や部下が自らの仕事の部分がそのポジションなのか、どの工程に携わっているのかがわかります。

 

 

そこを意識させることにより前後の関係も理解するようになるのです。

 

このことを社長や上司は事あるごとに伝えるのです。

 

 

このように社長や上司が自ら進んで報連相を行えば、社員や部下だってやらないといけない、やるべきだとなってくるのです。

 

 

意味がわかってくれば自然と伝えてくるようになります。

 

そうしているうちにコミュニケーションの量が増え、細かい詳細まで報告、連絡するようになり、相談するようになるのです。



これは直接口頭で伝えるのが良いですが、忙しい社員や場所的に厳しい場合などはメールのCC機能を使いましょう。

 

そうすれば、全体像が見えてきます。

 

さらに、重要なポイント等はフォローの電話等を行えばよりベターなコミュニケーションとなってくるでしょう。

 

詳細な情報が入ってくるようになるでしょう。

 

 

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2013年02月12日

部下は「分かってくれている」は幻想です

おはようございます

今日の天気は晴れ

しかし、夜から雪マークも・・・

お天気に気をつけましょう。!

 

本日は「部下は「分かってくれている」は幻想です」についてです。

部下に「これ明日までにやっておいてね」と仕事を依頼したところ、翌日に提出された内容はとてもお客さまに渡せるものではなかった…。

こんな経験をした人はたくさんいるのでは? 

なぜこんなことが起こるのかよく考えてみたところ、

「これぐらいは分かってくれていると思っていたのに…」

「こんなこと、あうんの呼吸で理解してくれていると思った…」

ということだったのではないでしょうか。

つまり、依頼するときに、ちょっとしたコミュニケーションを怠っていたことが原因となっています。


まず、仕事を部下に依頼するときに説明があやふや、もしくはざっと表面しかなぞっていないことが考えられます。

しかし、現場でお客さまと会話をすると「部下にそこまで話をしないと伝わらないものかな?」「そんなことまで話していたら日が暮れてしまう」などと話す人がほとんどです。

しかし、あやふやな理解で業務が進んでしまったら、クオリティーの低いものができ、最初からやり直しとなって、多くの時間のむだが発生してしまいます。

要は、部下にもう一度仕事についての説明をして、どんなものが求められているのかを理解させ、作業の時間をあらためて設けることになり、このことを考えたら、最初に丁寧に説明して理解させたほうが、はるかにむだが少ないはずでしょう。

昔なら「あうん」の呼吸で仕事をするのが良いことと考えられていました。

しかし、現在はそんなことでは業務が進みません。

「あうんの呼吸」がいけないということではないが、今は仕事も複雑になり、求められるものがとてもニッチで詳細なものとなっています。

仕事の目的、内容、注意するポイント、納期などを明確にするほうが「あなたの思い」が伝わるのです。

「これぐらいは分かっているだろう」は上司であるあなたの思い過ごしなのです。

そして、「説明する手間」を省略して、楽をしているということでもあるのです。

これからは、思い過ごしをいかになくして部下と接するか、が大切です。


細かく説明して確実に仕事をこなしましょう。

 

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2013年02月11日

上司は部下に見られている

おはようございます

今日も晴天

3連休の最後を有意義に過ごしましょう!

 

本日は「上司は部下に見られている」についてです。

当たり前といえば当たり前ですが・・・。

しかし、上司である彼方が思うよりももっと部下は彼方のことを見ています。

そして、彼方が何を考えているかを想像しているのです。

上司であるあなたが「ちょっとぐらい・・・」なんて、取った態度も見逃しません。

そして、常にあなたの背中を追いかけているのです。

 

だから、気が抜けませんよ。

仕事、しぐさ、会話、すべてに見られています。

特に仕事以外の人間性や性格も同じです。

 

上司である彼方は自分自身で「第三者の目」を持って客観的にチェックできるようにしましょう。

それが部下からの視線だからなのです。

 

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2013年02月10日

仕事へのモチベーション

おはようございます

今日も寒い一日になりそうです

お天気は良いですが

 

本日は「仕事へのモチベーション」についてです。

給料が上がるとモチベーションも上がる!

少し前はこのように言われていました。

しかし、最近では

〇 自分のやりたい仕事

〇 お客様に感謝される仕事

〇 評価が実感できる仕事

等がモチベーションアップにつながっているといわれています。

お金が絶対的な要素ではありません。

 

しかし、まだ多くの経営者が「お金」「報酬」の高さがモチベーションとつながっていると考えています。

お金は「必要なもの」で絶対的なものではありません。

ここがポイントでしょう。

 

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2013年02月09日

会社の評価は・・・

こんにちは

今日は寒いですね

風邪には気をつけましょう。

 

本日は「会社の評価は・・・」についてです。

会社の評価は15秒できまります。

これは真実の瞬間と言う本で紹介されたものです。

1年で赤字続きのスカンジナビア航空を立て直したヤン・カールソン氏の著書です。

内容は「現場社員の最初の接客でお客様が会社を評価する」とのことです・

この時間が15秒といわれています。

確かに、私達は無意識でこのような評価を下しているのでしょう。

15秒で最初の印象も作れらます。

だから、最初の印象が形成されるまでの時間がとても大切なのです。

これは会社ではなく、人にも言えるでしょう。

たった15秒ではなく、15秒の大切さを考えましょう。

 

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2013年02月07日

ブラック企業とは?

おはようございます

今日は穏やかな1日になりそうですね

昨日は雪・・・ではなく雨でしたが、大雪の予報で電車が大混乱でした!

今日は普通のダイヤでしたね。

 

本日は「ブラック企業とは?」についてです。

最近、ブラック企業という言葉をよく聞きます。

しかし、昔も耳にしたことがあるので、特別に最近の言葉ではないようですね。

私の記憶によると

ブラック企業とは「反社会団体等のフロント企業」として、活動資金を捻出するための会社との認識でした。

最近では、

〇 違法な労働条件で若者を働かせる

〇 残業代が支払われない

〇 労働時間が過酷

等となっています。

具体的にはよくわかりませんが、「社員を手足としてこき使う」「上司の業務命令が過酷」といった話もききます。

 

しかし、企業オーナーが最初からこのような会社にしようとは思っていなかったはずです。

会社を運営しているうちにボタンの掛け違えからエスカレートしたのではないでしょうか?

景気低迷で利益が出ないので、社員に「ハッパ」をかけていたのが異なった方向となった気がします。

私たち外部の専門家としては、このような状況を目にしたら、正すべきところは正してあげないといけません。

外部の客観的な意見を正しく伝えられるのは、外部からだけだからでしょう。

 

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